090-713550 info@zoft80.com

Det finns 3 olika typer av säkerhet i ACT:

  • Databasnivå
  • Användarnivå
  • Postnivå

Databas nivå:

Databas nivå är utformad för att endast tillåta användare med inloggningsuppgifter tillgång till att öppna databasen. Användarna måste validera sina inloggningsuppgifter via ett aktivt användarnamn och lösenord. Användare kan finnas i databasen men kan markeras som inaktiv, vilket kommer att hindra dem från att öppna databasen. Detta förhindrar även användare som inte är medlemmar i databasen från att se data, eftersom de inte kommer att ha ett användarnamn och lösenord.

Databaser för en användare kräver inte att användaren loggar in. Men genom att lägga ett lösenord till den enda användaren kommer programmet att kräva att användaren skriver in sitt användarnamn och lösenord när den öppnar databasen. Multi-användardatabaser kommer alltid att kräva att varje användare loggar in med sina individuella inloggningsuppgifter.

Användarnamn:
Som standard kommer användarnamn matchar Kontaktfältet i ”My Record” Användarnamn är inte skift känsligt. Användarnamn kan ändras av administratören.

Lösenord: Lösenord krävs inte och om det inte finns säkerhetsskäl för att använda ett lösenord, rekommenderas att ett lösenord inte skapas. När du skapar en användare, eller vid byte av lösenord på en befintlig användare, kan lösenordsfältet lämnas tomt. När ett lösenord är tom och användaren skriver något i lösenordsfältet produceras ett fel för ogiltigt användarnamn eller lösenord  när du loggar in i databasen.

Användarnivå:

Det finns 5 olika användarnivåer i ACT!. Var och en av de fem nivåerna har olika rättigheter som beskrivs nedan:

Administratör – Administratörens säkerhetsroll är avsedd för användare som behöver ha tillgång till alla delar av programmet. När en databas skapas, är den första användaren alltid en administratör (detta kan ändras vid ett senare tillfälle). Administratören är den högsta nivån av tillgång och är reserverad för de användare som ansvarar för underhåll av databasen, säkerhetskopiering, återställning och andra allmänna databashantering. Den enda information som administratören inte har direkt tillgång till är de privata data från andra användare. Administratörer har möjlighet att ändra lösenord för andra användare.

Managers – Managerns säkerhetsroll beviljar tillgång till alla primära funktioner i programmet. Manager-användare har nästan samma tillgång som administratör, men är begränsade i vissa av delar av databashantering och underhållsverktyg. Managers har tillgång till allt administratören gör, med undantag för följande: Hantera användare, Radera databas, Databasunderhåll, Återställa databas, Administrera Custom Tables eller Visa/Arkivera loggar.

Standard – Standard säkerhetsroll är avsedd för användare som endast skapar och ändra sina egna register, företag och grupper. Standard användare behöver inte hantera kontakterna med andra användare. Standard användare kan radera poster endast om de är Record Manager för posten. Standard användare kommer också att ha möjlighet att ändra menyer, verktygsfält, rapporter och Word-mallar, men kommer inte att kunna lägga till fält eller ändra layouten. Dessutom kan Standard användare inte synkronisera inställningar.

Restricted – Spärrade användare har mycket begränsad tillgång till databasen. En användare med säkerhetsrollen Restricted kommer att kunna lägga till kontakter, skapa aktiviteter, och skapa affärsmöjligheter. Restricted användare har också möjlighet att skapa aktivitetsserie och köra rapporter. Däremot kan en Restricted användare inte lägga till företag eller grupper och kan inte ta bort data även om de är ägare. Dessutom är Restricted användare inte tillåtna att ändra någon del av databasen, inklusive menyer, verktygsfält och layouter. Restricted användare kommer fortfarande att ha tillgång till e-post och fax funktioner.

Browse – Browse användarna har flest begränsningar. Browse användare kan bara visa databasinformation och kan inte ändra informationen på något sätt. Men en användare med säkerhetsroll Browse kommer fortfarande att ha tillgång till rapporter och ordbehandling funktioner. Alla andra funktioner är inaktiverade för Browse användare.

OBS: Restricted eller Browse användare kan inte initiera en synkronisering.

Dessutom kan anpassade behörigheter beviljas av administratören till Manager och standardanvändare för att ge dem möjlighet att utföra ytterligare uppgifter inom ACT!. Dessa anpassade behörigheter är:

  • Redovisningslänk – Gör att användaren kan installera och använda en redovisning/back-office länk.
  • Handhållen enhet – Gör att användaren kan synkronisera ACT! med handhållna enheter.
  • Fjärradministration – Gör att användaren kan säkerhetskopiera, återställa och kontrollera och reparera en fjärrdatabas de tillhör.
  • Hantera Sync Prenumerationslista – Låter en fjärrdatabas användare lägga till och ta bort kontakter från deras synkroniserings set
  • Exportera till Excel ® -. Gör att användaren kan exportera data i en listvy till Excel (endast Premium versionen)
  • Ta bort poster -. Gör att användaren kan ta bort kontakter, företag, grupper, aktivitetsserie, anteckningar, historik, affärsmöjligheter, och sekundära kontakter användaren äger (Premium versioner)

Dessa behörigheter fastställs i Hantera användare – Behörigheter rutan (enligt bilden nedan):
Ytterligare behörigheter för Manager och standardanvändarroller

Följande diagram visar specifikt vilka funktioner som varje annan säkerhets Roll har tillgång till:

Kontaktpersoner:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Skapa/redigera kontakter

X

X

X

X

Radera ”Mina kontakter”

X

X

X

Radera annan användares kontakter

X

X

Flytta kontaktdata

X

X

Hantera andra användares kontakter
(ändra Record Manager och kontrollera åtkomst)

X

X

Främja Sekundära kontakter 1

X

X

X

Affärsmöjligheter:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Skapa/redigera affärsmöjligheter

X

X

X

X

Radera ”Mina affärsmöjligheter”

X

X

X

Radera andra användarens affärsmöjligheter

X

X

Hantera Opportunity Process

X

X

Hantera produkter

X

X

Hantera andra användares affärsmöjligheter
(ändra Record Manager och kontrollera åtkomst)

X

X

Företag:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Skapa/Redigera Företag

X

X

X

Lägg till/Länk kontakter till företag *

X

X

X

Radera ”Mina Företag”

X

X

X

Radera Andra Användarens Företag

X

X

Hantera andra användares företag
(ändra Record Manager)

X

X

* Standard användare kan bara länk kontakter till företag när de är Record Manager för kontakten.

Grupper:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Skapa/redigera Grupper

X

X

X

Radera ”Mina grupper”

X

X

X

Lägg till kontakter i grupper *

X

X

X

Radera annan användares grupper

X

X

Hantera andra användares grupper
(ändra Record Manager och kontrollera åtkomst)

X

X

* Standardanvändare kan endast lägga till kontakter i grupper som de har tillgång till

Aktiviteter:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Skapa/Redigera/Ta bort ”Mina aktiviteter”

X

X

X

X

Hantera listan anpassade aktivitetstyper

X

X

Hantera prioriteringslistan

X

X

Hantera resurser

X

X

Uppdatera aktiviteter med Outlook

X

X

X

X

Skapa/Redigera händelser

X

X

Redigera delegering för alla användare och resurser
(kan inte tas bort)

X

X

Schema för (valfri användare)

X

X

Schema för (är specifik åtkomst är beviljad)

X

X

X

X

Aktivitetsserie:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Använda Aktivitetsserie

X

X

X

X

Skapa/redigera Aktivitetsserie

X

X

X

Radera mina Aktivitetsserie

X

X

X

Radera annan användares Aktivitetsserie

X

X

Hantera annan användares Aktivitetsserie
(ändra Record Manager)

X

X

Rapporteri:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Köra rapporter

X

X

X

X

X

Skapa/redigera rapporter

X

X

X

Radera rapporter

X

X

X

Radera andra användarens rapporter

X

X

Kommunikation:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Aktivera e-post

X

X

X

X

Aktivera telefoni

X

X

X

X

Aktivera Ordbehandling

X

X

X

X

Skapa/redigera Word Mallar

X

X

X

Datautbyte:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Importera data

X

X

Exportera data

X

X

Exportera till Excel®

X

X

X

Anpassning:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Tillgång Layout Editor

X

X

Anpassa menyer/Verktygsfält

X

X

X

Användarhantering:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Hantera användar

X

Fördela Kontakter/Aktiviteter/Möjligheter

X

X

Hantera Team

X

X

Databashantering:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Köra ACT!Uppdatering

X

X

X

Tillgång till all icke-privat data

X

Lås/Lås upp databas

X

X

Radera databas

X

Databasunderhåll

X

Visa/Arkivera loggar

X

Anpassa fält

X

X

Administrera Custom Tables

X

Säkerhetskopiering
(Inkluderar inte säkerhetskopiering av fjärrdatabas)

X

X

Återställ databas
(Inkluderar inte återställa fjärrdatabas)

X

Redigera inställningar dubblettkontroll

X

X

Aktivera/Inaktivera Tillåt fil-/e-postbilagor i databasen

X

Aktivera/Inaktivera Tillåt redigering Historik/Notering

X

X

Inställningar kontaktnamn

X

X

Inställningar skapande av företag

X

X

Synkronisering:

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Aktivera synkronisering

X

X

Initiera synkronisering
(fjärrdatabasen)

X

X

X

Hantera Installation av synkronisering

X

X

Hantera prenumerationslista

X

X

X

Hantera andra användares Enhetssynkroniseringsinställningar

X

X

X

Online tillgång

Administratör

Manager

Standard

Restricted

Browser

Köra ACT! Uppdatering

X

Tillgång till Internet

X

X

X

X

X

1 Standard användare kan bara främja Sekundära kontakter där användaren är Record Manager för den primära kontakt

Postnivå:

Postnivå säkerhet ger tillgång till poster i ACT! databasen. Record Manager har förmågan att markera poster som privat och därmed göra dessa poster otillgängliga för andra användare. Privata uppgifter är endast synliga för ägaren. Även användare med en roll administratör kan inte se privata uppgifter.

Kontakter

Kontakter är unika, de har tre säkerhetsalternativ: Offentlig , privat och Begränsad åtkomst .

  • Public – Offentliga kontakter kan ses av alla användare.
  • Privat – Privata kontakter kan endast ses av Record Manager för den kontakten. Administratörer har inte möjlighet att se en annan användares privata kontakter. En privat kontakt kommer, som standard, att ha privata anteckningar, historik, aktiviteter och affärsmöjligheter. En användares ‘My Record ”kan inte göras privat, men kan innehålla privata anteckningar, historik, aktiviteter och möjligheter.
  • Begränsad tillgång – Begränsad tillgång ger Record Manager möjlighet att identifiera vissa användare/team och ge tillgång till dessa kontakter. När en användare tas bort från listan Begränsad åtkomst, kommer användaren att fortsätta att ha öppna aktiviteter och affärsmöjligheter med den kontakten. Men när de rensar denna aktivitet eller ändrar affärsmöjlighet på ett sätt som skapar en historik, kommer de att meddelas att de skapar en historik för en kontakt som de inte längre kan komma åt. När en användare tas bort från ACL (Access Control List), kan de inte skapa nya aktiviteter eller möjligheter med den kontakten.
    OBS: Begränsad åtkomst är endast tillgänglig i ACT! Premium.

Anteckningar, historik och affärsmöjligheter:
Om en användare har tillgång till en kontakt; kan anteckningar, historik och affärsmöjligheter skapas och markeras som privat. Privata poster kan inte ses av andra användare i databasen, även om de andra användarna kan visa kontaktposten. När en kontakt tas bort, är alla anteckningar, historik och möjligheter borta, även om de är privata.

Aktiviteter: ACT! användare kommer att ha möjlighet att se information en annan användares kalender, om inte den andra användarens aktivitet är privat. I det här fallet, kommer kalendern visa upptagen tid för den här användaren, utan hänvisning till någon aktivitetsinformation. Om en aktivitet är offentlig, men kontakten är privat, kommer aktiviteten att visas men inte kontaktnamnet. Du kan inte lägga till en aktivitet till en annan användares kalender, om du inte har fått delegerad behörighet för att göra detta. Som standard kommer alla administratörsanvändare har redigeringsbehörighet. Alla användare som deltar i verksamheten kan ändra larminställningarna, prioritet och aktivitets färg. Men om du inte är en delegat eller en arrangör för en aktivitet, kan du inte ändra någon annan egenskap av aktiviteten.

Grupper och Företag: Standard, Manager och administratörer kan skapa företag och grupper. Som standard är skaparen av företaget eller gruppen Record Manager. En Record Manager kan göra gruppen privat till andra användare. Att göra ett företag eller en grupp privat, gör inte de kontakter och andra enheter i det företaget eller gruppen privata.

Ändra tilldelningen av poster: En administratör eller Manager kan tilldela ägandet av icke-privata kontakter, aktiviteter, möjligheter, grupper och företag från en användare till en annan användare. Alternativ som inte kan omfördelas är Aktivitets serien, och historikposter. Historikfält, till exempel ”Skapad av” påverkas inte av omplacering. En administratör eller Manager kan omfördela poster till alla användare i databasen med undantag för Browser användare. Poster kan omfördelas till en användare som inte finns på en kontakts Access Control List (ACL). Om den utsedda användaren inte finns på kontaktens ACL, kommer ett meddelande att visa administratören eller Managern att användaren inte har tillgång till den kontakten. Däremot kan administratören eller chef fortfarande tilldela kontakten till den användaren.

Mass omfördelning: Omplacering kan ske på ett per post basis (per aktivitet, tillfälle, etc) eller per användare där varje post tillhörande en användare kan överlåtas till en annan användare. När en post överlåts blir den utsedda användaren Record Manager för den posten.

Obligatorisk Omplacering: När det gäller obligatorisk omplacering (vid borttag av en användare från databasen), kommer privata poste att tas bort från databasen.

Användarinställningar (under Verktygsmenyn)

Användare på Administratör och Manager nivå har tillgång till alla alternativ under Inställningar.

Standard och Restricted användare inte har tillgång till följande inställningsalternativ:

  • Tillåt redigering  av historik (Allmän)
  • Tillåt redigering  av anteckningar (Allmän)
  • Namn Inställningar (Allmän)
  • Inställningar Dubblettkontroll (Allmän)
  • Företagsinställningar (Start)
  • Sök automatiskt efter uppdateringar (Start)

Browser användare inte har tillgång till följande inställningsalternativ utöver de som listas för Standard och Restricted:

  • Inställning hälsningsfras (Allmän)
  • Inställningar uppringning (Kommunikation)
%d bloggare gillar detta: